Ir em festas é tudo de bom, mas a realidade para quem organiza é um quadro de correria, pesquisas e ansiedade. Pensando nisso reuni em listas, etapas de organização de uma festa baseada em meu casamento para ajudar quem quer promover um evento agradável mas não sabe por onde começar.

Vou dar uma festa, e agora?

Antes de qualquer orçamento é importante definir o tipo de festa: vai ser tradicional, a fantasia, Pin Up, baile de máscaras? Em seguida, seguem alguns tópicos que vão te ajudar a organizar a fase 1 do seu evento:taças

  • Data do evento: A data influencia diretamente no preço. Algumas comidas e decorações ficam mais caras em determinadas épocas devido a necessidade de importar o produto por estar fora do tempo de produção/colheita. Também implica em disponibilidade do espaço onde ocorrerá o evento: altas temporadas tendem a ter preços elevados e poucas opções de datas.
  • Local e horário: Ambos precisam atender suas expectativas e vão influenciar diretamente no preço, cardápio, decoração e publico. Exemplo de locais: praia, castelo, chácara, salão etc.
  • Duração do evento: Quantas horas/dias vai durar sua festa? Isso implica novamente no consumo que ocorrerá no dia e na disponibilidade das atrações.
  • Quantidade de convidados: Em primeira instancia não conseguimos ser precisos, mas é importante definir uma meta. Faça uma lista dos convidados que você deseja em seu evento e guarde essa lista para futuras alterações.
  • Quanto pretende gastar: Fator determinante da festa, definir o orçamento vai afunilar suas opções. Se você tem um valor muito alto pode optar por terceirizar o evento, já se o orçamento está mais restrito vale a pena um tempo maior de planejamento e pesquisas. Todos os serviços devem ser pagos até a data da festa.
  • Em que pretende investir mais: você quer mais glamour na festa, uma banda de destaque ou um chefe de cozinha? Toda festa tem um destaque, escolha seu maior investimento antes de desembolsar.

Montando o evento:

Essa seria uma fase 2. Nessa etapa você fará escolhas que determinaram o rendimento do seu investimento. Assim como a fase 1, é importante ser feita antes de fechar qualquer serviço:

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  • Tipo de cardápio
  1. Coquetel, almoço, jantar ou churrasco?
  2. Quais serão as entradas e doces?
  3. Quais as marcas que serão usadas (qualidade)?
  4. Quais bebidas serão servidas (sucos, água com e sem gás, refrigerantes, coquetéis com/sem álcool) ?
  5. Haverá bebidas alcoólicas? Quais e como serão servidas (jarras, latas etc)?
  6. O serviço gastronômico será a la carte, a francesa, a brasileira, a americana, empratado, ilhas, volante, menu degustação ou á inglesa (direto/indireto)?
  7. Os serviços serão contratados na mesma empresa ou separados?
  • Tipo de música:
  1. Dj, orquestra, banda, escola de samba ou mix de eventos?
  2. Qual a duração de cada atração?
  3. Qual o estilo de musica que será tocada?
  4. Existe uma trilha sonora para o evento?
  • Tipo de decoração: A decoração é a vitrine da festa, ela traz a alma do evento e deve ser feita com muito amor. Podemos divida-la em algumas etapas:
  1. Cores: elas vão dizer indiretamente a intenção do evento. Por exemplo: use branco para inspirar tranquilidade, rosa para amor e roxo para nobreza.
  2. Tema: existe um tema especifico (Star Wars, Barbie, Rei Leão etc) ?
  3. Estilo: vintage, floral, abstrata, colorida, discreta, romântica, gótica? qual seu estilo?
  4. Acessórios: flores naturais ou artificiais? haverá lustres, espelhos, cachepôs, galhos secos, bolo cenográfico?
  5. Móveis: qual estilo será usado na festa: madeira, vidro, espelhado, plastico, ferro? haverá mesa de café, mesa de doces? terá algum móvel-destaque (piano, sofás etc)?

Investindo – hora de fazer acontecer:

Essa é a hora de desembolsar e colocar os planos em pratica. É nesse momento que você começa a fechar contratos e dar andamento ao evento. Para facilitar, seguem alguns tópicos que devem ser realizados:highclife-castle-925866_640

  • Fechamento do espaço onde ocorrerá o evento: após definir o tipo de lugar (fase 1), agora é o momento de reservar sua data e horário.
  • Fechamento de serviços: Buffet, decoração, música, convites, fotografia, filmagem, segurança etc.
  • Definição dos personagens do evento: haverá padrinhos, damas, pagens? caso sim, defina-os. Essa é a fase de fechamento da lista de convidados e padronização do acesso a festa (sera entrada livre ou terá convites individuais?).

Fase final – últimos preparativos:

Uhuu ta acabando! Essa é a fase mais gostosa, onde você já começa a sentir saudades dos preparativos e degustações. Seguem alguns lembretes que pedem atenção:

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  • Entrega dos convites: os convites podem ser via internet, papel ou telefone. O importante é que sejam feitos com antecedência. Usa-se uma média de 3 meses, caso algumas pessoas tenham viagens programadas.
  • Lembrancinhas da festa: não é obrigatório, porem, é de bom tom. As lembranças fazem seu evento ir além, é uma forma de agradecer a presença dos convidados. Existem muitas opções de lembrancinhas: chaveiros, camisetas e chinelos personalizados, doces etc. Vale lembrar que a lembrança deve ser uma por convidado.
  • Dia do anfitrião: não da pra fazer uma festa linda e estar detonado. Escolha o local para se arrumar e relaxar no dia do evento. Esse é seu momento de se preparar para brilhar.
  • Entrada no evento: limousine, carruagem, helicóptero, a cavalo, de barco, como será sua chegada?
  • Look do dia: o anfitrião é a alma da festa, logo é o principal destaque. Escolha algo que além de bonito seja confortável, não vai querer ficar sentada(o) em sua própria festa, né?  Nessa etapa vale pensar em aluguel ou compra dos trajes, ambos devem ser analisados com a media de 3-6 meses de antecedência. Nesse dia vale arrasar na produção.

Em todas as etapas a pesquisa de mercado é a alma do negócio. Tome cuidado com a empolgação e nunca feche um serviço no primeiro work shop, as empresas sempre negociam o preço numa segunda visita (a diferença chega a ser drástica!). Pesquise sempre a reputação dos locais e sempre feche o serviço que se enquadrar melhor no seu sonho – se um lugar não consegue realiza-lo, outro o fará.

Boas festas ♥

Beijos,

Juliana Torres

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